KI-Workshop für die Geschäftsleitung - vier Stunden realistisch

Ein Workshop mit einer Geschäftsleitung funktioniert anders als einer mit einem Fachteam, und zwar aus einem einzigen Grund: Die Teilnehmenden werden das Werkzeug in vielen Fällen selbst kaum benutzen. Sie müssen darüber entscheiden.

Das verschiebt alles. Ein Fachteam will wissen, wie man einen guten Prompt schreibt. Eine Leitungsrunde will wissen, ob sie in den nächsten zwölf Monaten Geld ausgeben soll, wofür, wer die Verantwortung trägt und was passiert, wenn etwas schiefgeht. Wer diese Runde mit einer Werkzeugführung bespielt, hat vier Stunden verbrannt - höfliches Interesse inklusive.

Dieser Beitrag beschreibt, was in einem Halbtag tatsächlich zu erreichen ist, was regelmässig danebengeht, und woran Sie hinterher merken, ob es funktioniert hat.

Die drei Fragen, die tatsächlich im Raum stehen

In fast jeder Leitungsrunde laufen dieselben drei Fragen mit, meist unausgesprochen:

“Verpassen wir gerade etwas?” Das ist die Angstfrage, und sie ist der Grund, warum der Termin überhaupt zustande kommt. Sie lässt sich nur beantworten, indem man zeigt, was heute wirklich funktioniert - und in derselben Stunde, was nicht funktioniert, obwohl es überall behauptet wird. Wer nur die eine Hälfte zeigt, erzeugt Panik oder Ernüchterung - entscheiden lässt sich mit beidem nicht. Was die Frage erdet, ist eine Zahl von aussen: Laut der EY-Umfrage, die das KMU-Portal des Bundes referiert, nutzen 89 Prozent der 604 Befragten KI im Arbeitsalltag, und nur 3 Prozent arbeiten in einem Unternehmen, in dem die Nutzung vollständig verboten ist (abgerufen 10.08.2026). Die Grundsatzfrage ist anderswo also längst entschieden - offen ist nur, unter welchen Regeln.

“Was kostet uns das, und was bringt es?” Hier ist Zurückhaltung Pflicht. Niemand, der Ihren Betrieb erst seit dem Vorgespräch kennt, kann Ihnen eine Effizienzzahl nennen. Was in vier Stunden geht: gemeinsam benennen, welche wiederkehrende Arbeit in Ihrem Haus überhaupt in Frage kommt, und wie man die Wirkung nachher misst. Die Zahl entsteht danach, bei Ihnen.

“Wer haftet, wenn es schiefgeht?” Die Frage kommt oft spät und leise, und sie ist die wichtigste. Die Antwort ist unbequem: Wer Personendaten in einem Werkzeug bearbeitet, ist Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzgesetzes - auch wenn das Werkzeug von einem grossen Anbieter kommt. Das lässt sich nicht delegieren. Was sich klären lässt, ist, welche Tarifstufe und welche Konfiguration die Anforderungen tragen; die belegbaren Kriterien dafür stehen im Leitfaden zum DSG-konformen KI-Einsatz.

Was passt in vier Stunden hinein?

Vier Stunden klingen nach viel. Mit Begrüssung, einer Pause und der Diskussion, die man nicht abwürgen sollte, bleiben realistisch dreieinhalb Stunden Arbeitszeit. Das ist ein enges Budget, und es zwingt zu einer Entscheidung darüber, was wegfällt.

Eine Aufteilung, die sich bewährt:

• Rund eine Stunde Kalibrierung. Live vorgeführt, nicht als Folien: Was leisten die aktuellen Werkzeuge an einer Aufgabe, die in Ihrem Haus tatsächlich vorkommt. Dazu die Gegenprobe: eine Aufgabe, an der die Werkzeuge scheitern, und der Grund dafür. Ohne diesen Teil ist die Vorführung Werbung.
• Rund eine Stunde Einordnung. Regulatorischer Rahmen, Datenfluss, wo die Verantwortung liegt. Nicht als Jurastunde, sondern als Landkarte: welche Fragen Sie beantworten müssen, bevor ein Werkzeug produktiv geht.
• Rund eine Stunde Anwendungsfelder. Gemeinsam die eigenen Prozesse durchgehen und zwei bis drei Kandidaten benennen - die häufigsten und am wenigsten heiklen, nicht die spektakulärsten.
• Der Rest: Priorisierung und Verantwortlichkeit. Wer treibt das weiter, mit welchem Zeitbudget, bis wann wird nachgeschaut.

Was in diesem Rahmen nicht geht, und das sollte vorher ausgesprochen sein: eine KI-Strategie, ein fertiges Einsatzreglement, eine belastbare Investitionsrechnung oder eine Beurteilung Ihrer konkreten Datenlage. Das sind eigene Arbeiten mit eigenem Aufwand, und ein Halbtag ersetzt sie nicht.

Die drei Muster, an denen es scheitert

Die Demo-Dramaturgie. Ein Workshop, der nur zeigt, was beeindruckt, funktioniert im Raum hervorragend und rächt sich vier Wochen später. Die Runde beschliesst etwas auf Basis einer Vorführung, die unter Idealbedingungen lief - saubere Daten, gut gewählte Aufgabe, kein Zeitdruck. Im Alltag sieht es anders aus, das Ergebnis enttäuscht, und danach ist das Thema für zwei Jahre verbrannt. Deshalb gehört das Scheitern in die Vorführung: eine Aufgabe, bei der das Werkzeug plausibel klingenden Unsinn produziert.

Die Werkzeugführung. Vier Anbieter der Reihe nach durchgehen, mit Stärken und Schwächen. Klingt gründlich, ist aber für eine Leitungsrunde die falsche Achse. Eine Leitungsrunde fragt zuerst, welche ihrer wiederkehrenden Arbeiten überhaupt in Frage kommt und was daraus folgt. Die Werkzeugwahl ist danach eine Beschaffungsfrage.

Der Termin ohne Nachher. Das häufigste Muster und das teuerste. Alle gehen mit einem guten Gefühl raus, niemand ist benannt, es gibt keinen Folgetermin. Nach vier Wochen erinnert sich die Runde an die Vorführung und an nichts sonst. Ein Workshop ohne benannte Person und ohne Datum für die Nachschau ist eine Veranstaltung, kein Projekt.

Wer sollte im Raum sein?

Im Raum braucht es jemanden, der Budget freigeben kann, jemanden mit Zugriff auf die IT-Realität - und unbedingt eine Person aus dem operativen Geschäft. Die Zusammensetzung entscheidet mehr als die Agenda.

Ohne Budgetkompetenz endet jede Erkenntnis in “das müssen wir noch besprechen”. Ohne die IT-Seite diskutiert die Runde über Optionen, die es nicht gibt: Welche Lizenzen laufen, was im Verzeichnisdienst steht und was bereits gesperrt ist, weiss nur, wer täglich damit arbeitet.

Die Person aus dem operativen Geschäft weiss, wie eine Offerte tatsächlich entsteht und nicht nur, wie sie im Prozesshandbuch steht. Sie widerspricht, wenn die Runde einen Ablauf beschreibt, den es so nicht gibt.

Nicht in den Raum gehört eine zu grosse Runde. Ab etwa zwölf Personen kippt die Diskussion in Zuhören, und die Priorisierung im letzten Teil funktioniert nicht mehr. Wenn mehr Menschen die Einordnung brauchen, ist der kurze Überblick für die grosse Gruppe das passendere Format - die Formatfrage ist im Beitrag zur Inhouse-KI-Schulung ausgeführt.

Woran Sie nach vier Wochen merken, ob es getragen hat

Drei Prüfsteine, alle ohne Messwerkzeug:

1. Gibt es einen Namen? Steht in einem Protokoll eine Person mit einer Aufgabe und einem Datum? Wenn nicht, ist der Termin folgenlos geblieben.
2. Ist die Diskussion konkreter geworden? Wenn in der Leitungssitzung nicht mehr über “KI” gesprochen wird, sondern über einen bestimmten Arbeitsschritt, hat die Kalibrierung gewirkt.
3. Hat jemand etwas ausprobiert und ist gescheitert? Ein Fehlschlag an einer echten Aufgabe ist mehr wert als drei Monate zustimmendes Nicken. Er zeigt, dass jemand angefangen hat.

Die Erwartung, die trägt

Niemand wird durch diese Werkzeuge ersetzt. Wer sie beherrscht, schafft Mehrwert, den ein Team spürt. Eine Leitungsrunde muss diese Wirkung einordnen und den ersten Hebel benennen.

Ein Halbtag kann diese Einordnung liefern und zwei bis drei Kandidaten benennen. Er kann keine Transformation auslösen, und jeder, der das verspricht, sollte Sie misstrauisch machen. Was danach passiert, entscheidet sich nicht im Workshop, sondern in den vier Wochen danach - in dem Betrieb, in dem jemand anfängt.

Wie ich das Format selbst anbiete - Ablauf, Grenzen, Konditionen - steht auf der Seite zum KI-Workshop für die Geschäftsleitung. Alle Formate nebeneinander: KI-Schulungen für Unternehmen. Für Leitungsrunden im Grossraum Zürich läuft der Termin in der Regel vor Ort im eigenen Haus: KI-Schulung Zürich.

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Quellen (geprüft 10.08.2026):

• KI setzt sich in Schweizer Unternehmen zunehmend durch (KMU-Portal des Bundes, kmu.admin.ch, abgerufen 10.08.2026) - Quelle für 89 %, 604 Befragte und 3 %

Weiterführend auf ai-edu.ch:

• Inhouse-KI-Schulung im Schweizer KMU: Formate, Dauer, Kosten
• KI-Workshop für die Geschäftsleitung: vier Stunden für eine Leitungsrunde
• KI-Schulung für Unternehmen: Formate und Preise
• KI-Kurs Vertiefung: vier Stunden Hands-on am eigenen Fall
• DSG-konformer KI-Einsatz im Schweizer KMU
• KI-Tools für Schweizer KMU: die Entscheidungsmatrix
• Agentic AI: autonome KI-Agenten in der Arbeitswelt