Pakete / Programm KI-Einführung / Muster

Was nach Etappe 1 tatsächlich auf dem Tisch liegt.

Ein vollständiges Beispiel-Deliverable, statt einer Beschreibung davon.

Die Programmseite verkauft eine Reihenfolge: zuerst die Diagnose, dann die Schulung. Was die Diagnose produziert, liesse sich behaupten. Hier steht es stattdessen - Werkzeugempfehlung mit Begründung, Prozess-Kandidaten, Fragenkatalog für die IT und der Entwurf einer KI-Weisung, so wie ein Betrieb sie nach der Präsentation in der Hand hält.

Vorab, damit es nicht untergeht

Die Tobelbach Planung AG gibt es nicht. Firma, Personen, Zahlen und Vorgänge sind frei erfunden.

Genau wie die Demo-Daten in den Session-Aufzeichnungen. Ein echtes Mandat müsste dafür offengelegt werden, und das kommt nicht in Frage.

Was nicht erfunden ist: die Anbieterangaben in der Werkzeugempfehlung. Sie stammen aus der geprüften Tool-Matrix in KI im Schweizer KMU einsetzen (Stand 30. Juli 2026) und aus Copilot Cowork (Stand 28. Juli 2026). Anbieterbedingungen ändern sich; in einem echten Mandat werden sie zum Zeitpunkt der Aufnahme neu geprüft.

Aus der Aufnahme

Wie die Lage geschildert wurde.

Tobelbach Planung AG, Winterthur, 34 Mitarbeitende: Bauingenieurwesen und Bauleitung, dazu sechs Personen in Administration und Buchhaltung. Microsoft 365 Business Standard für alle, SharePoint seit acht Jahren gewachsen, keine Datenklassifikation. Keine KI-Lizenz im Haus, aber "mehrere benutzen ChatGPT privat, mit dem Firmen-Login".

Die Geschäftsleitung nennt drei Reibungspunkte: Offerten dauern zu lange, Sitzungsprotokolle werden zu spät oder gar nicht geschrieben, und bei Ausschreibungen wird die Vollständigkeit der eingereichten Unterlagen von Hand geprüft.

Der Anlass war keine Effizienzidee, sondern eine Frage aus dem Verwaltungsrat: "Wir müssten doch etwas mit KI machen - was?"

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Werkzeug- und Lizenzempfehlung.

Mit Begründung, nicht als Rangliste.

Empfehlung

Kein Kauf in den nächsten vier Wochen.

Zuerst der Fragenkatalog, dann ein begrenzter Pilot auf dem, was der Betrieb bereits bezahlt.

Danach, in dieser Reihenfolge:

01

Microsoft 365 Copilot sofern die Berechtigungsfrage geklärt ist

Sie sind bereits im Microsoft-Mandanten; die Arbeit findet in Word, Outlook und Teams statt, also dort, wo die Dokumente ohnehin liegen. Zu prüfen ist der Datenstandort: Für Schweizer Mandanten greift die EU Data Boundary nicht, eine Schweizer Ablage verlangt das Zusatzmodul Advanced Data Residency. Microsoft sichert vertraglich zu, dass keine Trainings der Basismodelle auf Ihren Inhalten stattfinden; die Aufbewahrung richtet sich nach Ihren eigenen Purview-Richtlinien - die es bei Ihnen noch nicht gibt.
02

ChatGPT Business als Alternative für die Administration

Wenn Copilot an den Berechtigungen scheitert. Auftragsbearbeitungsvertrag vorhanden, Training standardmässig aus, Löschung innert 30 Tagen. Aber: keine Zusage zum Datenstandort. Für Personal- und Lohndaten ist das Ihre Grenze, nicht meine.
03

Nichts davon für die Bauleitungsdaten solange keine Klassifikation existiert

Daten mit Personenbezug bleiben aussen vor, bis geklärt ist, wer sie sehen darf. Das ist keine Vorsichtsmassnahme, sondern die Voraussetzung dafür, dass die Freigabe überhaupt erteilt werden kann.

Geprüft und nicht vorgeschlagen

Claude und Gemini - nicht aus Qualitäts-, sondern aus Ablagegründen: Claude speichert ausschliesslich in den USA, Google Workspace bietet nur USA oder Europa, die Schweiz nicht. Beide wären hier ein zweiter Anbieter neben Microsoft, ohne dass ein Anwendungsfall das rechtfertigt.

Warum nicht sofort

Copilot beantwortet Fragen mit allem, worauf die fragende Person Zugriff hat. Bei einer gewachsenen SharePoint-Ablage ohne Klassifikation heisst das: Wenn die Lohnliste je für "alle in der Organisation" freigegeben wurde, findet Copilot sie - und antwortet. Das ist kein Fehler des Werkzeugs, sondern eine Berechtigungslage, die vorher unsichtbar war. Deshalb steht der Fragenkatalog vor der Lizenz.

Zu den Kosten

Die Beträge trage ich vor der Präsentation mit dem tagesaktuellen Listenpreis nach - acht Copilot-Lizenzen als Pilot, sechs ChatGPT Business für die Administration, Advanced Data Residency mandantenweit, falls eine Schweizer Ablage verlangt wird. Sie stehen bewusst nicht als Zahl aus dem Gedächtnis; Lizenzpreise ändern häufiger als Angebotstexte.

Was der Betrieb möglicherweise bereits bezahlt: Ob Teams-Aufzeichnung und -Transkription in der Abonnementstufe enthalten und im Mandanten aktiviert sind, klärt Frage 4. Falls ja, hängt einer der drei Reibungspunkte an einer Funktion, für die es keine zusätzliche KI-Lizenz braucht.

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Prozess-Kandidaten.

Die häufigsten und am wenigsten heiklen Arbeiten, nicht die spektakulärsten. Bewusst nicht dabei: alles mit Personendaten und alles, wo eine falsche Antwort erst beim Kunden auffällt.

Sitzungsprotokolle aus Teams-Aufzeichnungen

Heute · Handnotizen, Reinschrift am Abend oder gar nicht. Nach eigener Schätzung bleibt rund ein Drittel der Bausitzungen ohne Protokoll.

Realistisch zu erwarten · Transkript automatisch, Struktur und Pendenzenliste als Entwurf, Freigabe durch die Sitzungsleitung. Die inhaltliche Verantwortung bleibt bei der Person, die unterschreibt - ein Protokoll ist hier ein Dokument mit Rechtsfolgen.

Vorher zu klären · Wer wird aufgezeichnet, wer stimmt zu, was passiert mit den Aufzeichnungen und wie lange bleiben sie liegen.

Offerttexte aus Vorlage und Projektbeschrieb

Heute · Copy-Paste aus der letzten ähnlichen Offerte, danach manuelles Anpassen. Der Aufwand liegt laut Aufnahme bei zwei bis drei Stunden für eine mittlere Offerte, der Anteil echter Neuformulierung ist klein.

Realistisch zu erwarten · Ein Entwurf aus den eigenen früheren Offerten und dem Projektbeschrieb. Preise und Mengen kommen nicht aus dem Werkzeug, sondern aus der Kalkulation - das ist die Grenze, an der ich den Betrieb festhalten werde.

Vollständigkeitsprüfung von Ausschreibungsunterlagen

Heute · Eine Person geht die Anforderungsliste gegen die eingereichten Dokumente durch.

Realistisch zu erwarten · Eine Vorprüfung, die fehlende Beilagen benennt. Ersetzt die Kontrolle nicht, halbiert aber den Suchaufwand. Von den drei Kandidaten der am wenigsten sichere - er lohnt sich erst, wenn A und B laufen.

Nicht empfohlen: die automatische Beantwortung von Kundenmails. Bei dieser Betriebsgrösse kennen die Kunden die Absender persönlich; ein generierter Ton fällt sofort auf und kostet mehr, als die Zeitersparnis wert ist.

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Fragenkatalog für die IT.

Diese Fragen müssen beantwortet sein, bevor eine KI-Lizenz freigeschaltet wird. Nicht von mir - von der IT des Betriebs oder seinem Partner. Wenn niemand sie beantworten kann, ist das selbst ein Befund und das erste Ergebnis des Programms.

01
Welche SharePoint-Sites und OneDrive-Ordner haben eine Freigabe an "alle in der Organisation" oder an einen Link ohne Anmeldung?
02
Wie sind Personal-, Lohn- und Bewerbungsdaten abgelegt, und wer sieht sie? Eigene Site mit eingeschränkter Mitgliedschaft, oder ein Ordner im allgemeinen Laufwerk?
03
Existiert eine Datenklassifikation? Falls nein: Ist das Zusatzmodul für Vertraulichkeitsbezeichnungen im Abonnement enthalten oder kostet es extra?
04
Was geschieht heute mit Teams-Aufzeichnungen und -Transkripten? Wo liegen sie, wer hat Zugriff, nach welcher Frist werden sie gelöscht?
05
Wer erteilt eine Werkzeug-Freigabe, und wer kann sie zurücknehmen? Mit Namen, nicht mit Rolle.
06
Gibt es heute private KI-Konten mit Firmen-Mailadresse? Falls ja: Diese sind die eigentliche offene Flanke, nicht die geplante Lizenz.
07
Ist der Mandant mit MFA für alle administrativen Konten abgesichert?

Zu Frage 6: In der Aufnahme wurde erwähnt, dass mehrere Mitarbeitende ChatGPT privat mit dem Firmen-Login nutzen. In der Gratis- und Plus-Stufe ist Training auf den Eingaben der Standard, und es gibt keinen Auftragsbearbeitungsvertrag. Das ist der Zustand vor jeder Einführung - und der stärkste Grund, eine geregelte Variante bereitzustellen.

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Entwurf einer KI-Weisung.

Eine Seite, arbeitsfähig, nach den Praxisregeln des Datenschutzgesetzes. Keine Rechtsberatung - die verbindliche Prüfung des Einzelfalls macht die Rechtsberatung des Betriebs.

Ein Entwurf, weil er das freigegebene Werkzeug benennen muss und das an diesem Punkt noch offen ist. Die eckigen Klammern bleiben deshalb stehen.

1 Zweck: Diese Weisung regelt, mit welchen KI-Werkzeugen gearbeitet werden darf und welche Daten dabei eingegeben werden dürfen.
2 Erlaubte Werkzeuge: Erlaubt ist ausschliesslich [Werkzeug nach Entscheid der Geschäftsleitung] im vom Unternehmen bezahlten Konto. Private Konten sind für Geschäftsdaten nicht zulässig, auch nicht mit der Firmen-Mailadresse.
3 Erlaubte Daten: Eingegeben werden dürfen: öffentliche Informationen, eigene Projektbeschriebe ohne Personenbezug, eigene Vorlagen und Textbausteine. Nicht eingegeben werden dürfen: Personendaten von Mitarbeitenden und Bewerbenden, Lohn- und Gesundheitsdaten, Vertragsentwürfe Dritter, Unterlagen mit Vertraulichkeitsvermerk und Daten aus Mandaten, in denen der Auftraggeber die Weitergabe an Dritte untersagt hat.
4 Verantwortung für das Ergebnis: Wer ein KI-Ergebnis verwendet, verantwortet es wie eigene Arbeit. Zahlen, Mengen, Normen und Fristen werden vor der Verwendung geprüft.
5 Kennzeichnung: Nach aussen gehende Dokumente werden nicht als KI-generiert gekennzeichnet; sie sind Arbeitsergebnis des Unternehmens. Intern wird bei Protokollen vermerkt, dass ein automatisches Transkript zugrunde liegt.
6 Aufzeichnungen: Sitzungen werden nur mit vorheriger Ankündigung aufgezeichnet. Aufzeichnungen und Transkripte werden nach [Frist] gelöscht.
7 Verantwortliche Person: [Name] beantwortet Fragen zu dieser Weisung, erteilt und entzieht Freigaben und überprüft sie halbjährlich.
8 Meldung von Fehlern: Wer bemerkt, dass ein Werkzeug Daten anzeigt, die es nicht anzeigen sollte, meldet das umgehend an [Name] - ohne Nachteil für die meldende Person.

In Kraft ab [Datum] · Beschlossen von der Geschäftsleitung

Grenzen

Was in diesem Dokument bewusst fehlt.

Eine Effizienzzahl: Niemand, der einen Betrieb seit einer Stunde kennt, kann sagen, wie viele Stunden er sparen wird. Was hier steht, ist die Grundlage, auf der die Geschäftsleitung selbst rechnet - sie weiss, wie viele Offerten pro Quartal entstehen und was eine Stunde kostet. Die erste belastbare Zahl entsteht im Wirkungs-Check am Ende von Etappe 3.
Eine Empfehlung zur Beschaffung: Ich sage, was passt. Kaufen, einrichten und administrieren tut der Betrieb oder sein IT-Partner.
Eine Beurteilung der Berechtigungen: Der Fragenkatalog benennt, was zu prüfen ist. Die Prüfung selbst ist Arbeit an produktiven Systemen und gehört zur IT des Betriebs.

Nach diesem Dokument

Drei Wege stehen offen - Sie entscheiden.

Aussteigen. Etappe 1 kostet CHF 2'400, das Dokument bleibt bei Ihnen, es entsteht keine weitere Verpflichtung.
Weiter mit dem Programm. Die Team-Schulung läuft dann an genau diesen Prozessen, mit dem Werkzeug, das Sie zwischenzeitlich freigegeben haben.
Nur die Weisung ausarbeiten lassen. CHF 1'400, wenn Sie die Regelung brauchen, aber keine Schulung. Im Programm ist die Ausarbeitung enthalten - sie kostet nur dann extra, wenn Sie hier aussteigen.

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